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Fest Practices, Part 3

Festpraktiken, Teil 3

LAGERAUSRÜSTUNG

... weiter von Teil 2: Interne und externe Faktoren bewerten

Sie haben dem Ereignis einen Wert zugewiesen und entschieden, dass es Ihre Zeit und Ressourcen wert ist. Da es sich um ein "Ja" handelt, haben Sie auch das Produkt zugewiesen, das Sie mitbringen. Also, jetzt - sagst du es niemandem, wartest bis zum Tag von und versuchst dann, alles in Panik zusammenzufügen? Oh, Scheiße - du hast vergessen, Jane an ihrem freien Tag anzurufen, um an der Veranstaltung zu arbeiten. Sie kann es aber nicht - sie ist nicht in der Stadt. Also schnappst du dir einen neuen Mann, John, der noch nie zuvor an einem Event gearbeitet hat. Sie sind in Schwierigkeiten und die Veranstaltung hat noch nicht einmal begonnen.

Intern | Inventarisieren Sie Ihre Ausrüstung

Bevor Sie beurteilen, wie viel Ausrüstung, Materialien und Zubehör Sie muss mitbringen, jetzt ist ein perfekter Zeitpunkt, um die Veranstalter zu fragen, was Sie sind Bereitstellung und wie sie mit anderen FAQs umgehen.

Fragen an den Eventproduzenten:

1. Was bieten Sie (d. H. Die Veranstaltung) an?
  • Ein überdachtes Zelt?
  • Ein Tisch, eine Tischdecke?
  • Beschilderung?
  • Eis?
  • Direkter Zugang zum Parkplatz?
  • Essen / Gastfreundschaft?
  • Token / Ticket-Sammelbox?

2. Welches verpackte Format wird bevorzugt und zugelassen (z. B. Jockey Box vs. Dosen / Flaschen)?

3. Gibt es eine minimale oder maximale Menge an Getränken, die Sie voraussichtlich mitbringen werden?

4. Wann ist die Frist für die Einreichung Ihrer Produktpalette (d. H. Namen, Stile, ABV usw.)?

Pro Überlegung: Wie sieht Ihre Tap-Liste aus? Ähm ... Ja, du brauchst einen. Ein paar ungestrichene Papierstücke mit schlampiger Handschrift werden es nicht schneiden. Und sie werden innerhalb von Minuten durchnässt und ruiniert. Lass ein Banner machen und hänge es auf. Wenn Sie handlich sind, können Sie auch eine benutzerdefinierte Tafel erstellen. In jedem Fall muss sich Ihre Beschilderung über Augenhöhe befinden. Gäste müssen wissen (lesen: wollen), was Sie einschenken (inkl. Stil, Geschmackshighlights und ABV). Vor Sie kommen an die Spitze der Linie. Andernfalls sollten Sie darauf vorbereitet sein, Ihre Menüangebote mindestens 100 Mal zu rezitieren. Stellen Sie sich jetzt eine Linie mit mehr als 50 Personen vor. Sie werden es satt haben und es den Teilnehmern schließlich übel nehmen, zu fragen, was Sie ihnen standardmäßig mitteilen sollen.

5. Gibt es ein Anrufblatt für den Tag von (d. H. Um wie viel Uhr sollten Sie ankommen, bis wann eingerichtet sein usw.)?

6. Wie viele Mitarbeiter darf ich? Wie erhalten sie Anmeldeinformationen Tag von?

7. Ist es in Ordnung, Waren von unserem Stand aus zu verkaufen?

8. Was machst du, um für die Veranstaltung zu werben? Gibt es ein bestimmtes Ereignis-Social-Media-Handle oder einen Hashtag?

9. Was ist Ihr Notfallplan für schlechtes Wetter?

10. Wie sieht ein Abriss aus, was machen wir mit offenem / leerem Produkt usw.?

Sobald Sie ein klares Bild davon haben, worauf Sie sich einlassen werden, können Sie am besten mit der Inventarisierung Ihrer Ausrüstung und Materialien beginnen.

Während Sie mit Ihrem Telefon so ziemlich alles tun können, außer buchstäblich Bier einzuschenken (für das es sicher sogar eine App gibt), empfehlen wir Ihnen, die alte Schule für Veranstaltungen beizubehalten und eine analoge Checkliste zu verwenden. Ja, auf Papier. Du brauchst auch einen Stift. Ja, mit Tinte.

Was ist dein M.O.?

Wenn Sie keine funktionierende SOP (Standardarbeitsanweisung) für Ereignisse oder keine Checkliste für das Mitbringen haben, beginnen Sie jetzt. Sie werden nicht die einzige Person sein, die jemals daran arbeitet. Egal, ob es das nächste Festival oder die nächste Person ist, die Sie einstellen, Sie müssen sich darin ausbilden, die einzige Person zu sein, die alles tut und nur die Informationen in ihrem Kopf besitzt. Wenn Sie es in den „Ereignisstapel“ legen, schreiben Sie es auf Papier und geben Sie es weiter.

Denken Sie auch daran, Ihr Team zu trainieren. Nehmen wir an, Sie bringen eine Jockey-Box mit. Wann wurde es das letzte Mal verwendet? Weißt du überhaupt wo es ist? Wissen Sie oder die Person, die Sie für die Verwaltung der Veranstaltung verantwortlich gemacht haben? wie man es einrichtet?

Vor jedem Gebrauch… Pause. Definieren wir "vorher": mindestens ein bis zwei Wochen im Voraus. Okay, vor jedem Gebrauch sollten Sie Ihre Jockey-Box testen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert, nichts kaputt ist oder fehlt und dass Sie sie haben genug CO2. Stellen Sie außerdem vor jedem Einsatz sicher, dass Ihr zugewiesenes Team Bescheid weiß wie man eine Jockeybox reinigt. Sie möchten nicht, dass die Veranstaltung von morgen wie das abgestandene Bier von gestern schmeckt.

Wenn Sie eine SOP eingerichtet haben, sollte sich dieses Zeug natürlich um sich selbst kümmern. Ihre SOP und / oder Checkliste sollten Sie jedoch auch auffordern, sie trotzdem zu überprüfen. Sehen Sie, wie dieses System der gegenseitigen Kontrolle automatisiert wird - sogar auf dem Papier? Für den Fall, dass etwas nicht stimmt oder besondere Aufmerksamkeit benötigt, haben Sie in wenigen Tagen gebacken, um Reparaturen zu berücksichtigen oder Ersatzmaterialien zu bestellen.

Verwenden Sie nun diese paar Tage, um Ihre Startaufstellung für die Person zu bestätigen, die Sie zur Arbeit an der Veranstaltung senden. Lesen Sie weiter Teil 4: Trainiere deine Leute. Oder, Abonniere unseren Newsletter damit es automatisch in Ihrem Posteingang landet.

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