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Fest Practices, Part 3

Prácticas festivas, parte 3

EQUIPO DE INVENTARIO

... continúa de Parte 2: Evaluar factores internos y externos

Le asignó valor al evento y decidió que vale la pena su tiempo y sus recursos. Como es un "Sí", también asignó el producto que está trayendo. Entonces, ahora, ¿no le dices a nadie, espera hasta el día de, luego te revuelves tratando de reconstruir todo en pánico? Oh, mierda, olvidaste llamar a Jane en su día libre para trabajar en el evento. Aunque no puede, está fuera de la ciudad. Así que elige a un chico nuevo, John, que nunca ha trabajado en un evento antes. Estás en problemas y el evento aún no ha comenzado.

Internamente | Inventario de su equipo

Antes de evaluar cómo mucho equipos, materiales y suministros necesita traer, ahora es el momento perfecto para preguntar a los organizadores del evento qué son proporcionando y cómo manejan otras preguntas frecuentes.

Preguntas para hacerle al productor del evento:

1. ¿Qué está proporcionando (es decir, el evento)?
  • ¿Una carpa cubierta?
  • ¿Una mesa, un mantel?
  • Señalización
  • ¿Hielo?
  • ¿Acceso directo al estacionamiento?
  • ¿Comida / hospitalidad?
  • ¿Caja de recogida de fichas / billetes?

2. ¿Qué formato de empaque se prefiere, se permite (p. Ej., Caja jockey vs.

3. ¿Hay un volumen mínimo o máximo de bebidas que se espera que traiga?

4. ¿Cuándo es la fecha límite para enviar su línea de productos (es decir, nombres, estilos, ABV, etc.)?

Consideración profesional: ¿Cómo es tu lista de pulsaciones? Um ... Sí, necesitas uno. Un par de pedazos de papel sin estucar con letra descuidada no van a cortarlo. Y se empaparán y arruinarán en minutos. Haga una pancarta y cuélguela. O, si es útil, cree una pizarra personalizada. De cualquier manera, su señalización debe estar por encima del nivel de los ojos. Los invitados necesitan (lea: quieren) saber lo que está sirviendo (incluido el estilo, los toques de sabor y el ABV) antes de llegan al frente de la fila. De lo contrario, prepárese para recitar las ofertas de su menú al menos 100 veces. Ahora, imagina una línea de 50+ personas de profundidad. Te cansarás de hacerlo y, finalmente, sentirás resentimiento por los asistentes por preguntar qué debes informarles de forma predeterminada.

5. ¿Hay una hoja de llamadas para el día de (es decir, a qué hora debe llegar, programar la cita, etc.)?

6. ¿Cuántos miembros del personal se me permiten? ¿Cómo obtienen las credenciales del día?

7. ¿Está bien vender mercadería desde nuestro stand?

8. ¿Qué está haciendo para promover el evento? ¿Hay un identificador o hashtag de redes sociales para eventos específicos para usar?

9. ¿Cuál es su plan de contingencia para las inclemencias del tiempo?

10. ¿Cómo se ve el desmontaje, qué hacemos con el producto abierto / vacío, etc.?

Una vez que tenga una idea clara de lo que va a encontrar, es mejor comenzar a hacer un inventario de su equipo y materiales.

Si bien puedes hacer prácticamente todo con tu teléfono, excepto literalmente verter cerveza (para lo cual estoy seguro de que incluso hay una aplicación), te sugeriremos que lo mantengas a la vieja usanza para eventos y uses una lista de verificación analógica. Sí, en papel. También necesitarás un bolígrafo. Sí, con tinta.

¿Cuál es tu M.O.?

Si no tiene un SOP (procedimiento operativo estándar) que funcione para eventos o una lista de verificación de lo que debe traer, comience ahora. No vas a ser la única persona que los trabaje. Ya sea que se trate del próximo festival o de la persona que contrate, debe capacitarse para dejar de ser la única persona que hace todo y solo posee la información en su cabeza. Si lo pone en la “pila de eventos”, póngalo en un papel y luego páselo.

Mientras lo hace, piense también en capacitar a su equipo. Supongamos que traerá una caja de jockey al evento. ¿Cuándo fue la última vez que se usó? ¿Sabes siquiera dónde está? ¿Sabe usted o la persona que ha puesto a cargo de administrar el evento? Cómo configurarlo?

Antes de cada uso… Pausa. Definamos "antes": al menos una o dos semanas de antelación. De acuerdo, antes de cada uso, debe probar su jockey box para confirmar que funciona correctamente, que no hay nada roto ni falta, y que tiene suficiente CO2. Además, antes de cada uso, asegúrese de que su equipo asignado sepa cómo limpiar una caja de jockey. No querrás que el evento de mañana sepa a cerveza rancia de ayer.

Si tiene un SOP en su lugar, esto naturalmente debería solucionarse por sí solo. Sin embargo, su SOP y / o lista de verificación también deberían indicarle que lo verifique de todos modos. ¿Ve cómo ese sistema de controles y contrapesos se automatiza, incluso en papel? En el caso de que algo no funcione o necesite atención adicional, habrá horneado en unos días para dar cuenta de las reparaciones o pedir materiales de reemplazo.

Ahora, use esos dos días para confirmar su alineación inicial para quién enviará a trabajar en el evento. Continuar leyendo Parte 4: Capacite a su gente. O, Suscríbete a nuestro boletín para que aterrice en su bandeja de entrada automáticamente.

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