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Fest Practices, Part 3

Fest Practices, Partie 3

ÉQUIPEMENT D'INVENTAIRE

... suite de Partie 2: Évaluer les facteurs internes et externes

Vous avez attribué une valeur à l'événement et avez décidé qu'il valait la peine de votre temps et de vos ressources. Puisqu'il s'agit d'un «Oui», vous avez également attribué le produit que vous proposez. Alors, maintenant - ne le dites-vous à personne, attendez jusqu'au jour, puis tentez de tout rassembler dans la panique? Oh, merde, tu as oublié d'appeler Jane pendant sa journée pour travailler à l'événement. Mais elle ne peut pas - elle est hors de la ville. Alors tu attrapes un nouveau gars, John, qui n’a jamais travaillé sur un événement auparavant. Vous êtes en difficulté et l’événement n’a même pas encore commencé.

En interne | Inventaire de votre équipement

Avant d'évaluer comment beaucoup équipement, matériel et fournitures toi besoin d'apporter, c'est le moment idéal pour demander aux organisateurs de l'événement ce ils sont fournir et comment ils traitent les autres FAQ.

Questions à poser au producteur de l'événement:

1. Que proposez-vous (c.-à-d. L'événement)?
  • Une tente couverte?
  • Une table, une nappe?
  • Signalisation?
  • La glace?
  • Accès direct au parking?
  • Nourriture / hospitalité?
  • Boîte de collecte de jetons / billets?

2. Quel format d'emballage est préféré, autorisé (p. Ex. Boîte jockey par rapport aux canettes / bouteilles)?

3. Y a-t-il un volume minimum ou maximum de boissons que vous êtes censé apporter?

4. Quelle est la date limite pour soumettre votre gamme de produits (c.-à-d. Noms, styles, ABV, etc.)?

Considération pro: à quoi ressemble votre liste de clics? Euh… Ouais, tu en as besoin. Quelques morceaux de papier non couché avec une écriture bâclée ne vont pas le couper. Et ils vont être trempés et ruinés en quelques minutes. Faites fabriquer une bannière et accrochez-la. Ou, si vous êtes pratique, créez un tableau noir personnalisé. Dans tous les cas, votre signalisation doit être au-dessus du niveau des yeux. Les invités doivent (lire: vouloir) savoir ce que vous versez (y compris le style, les reflets de saveur et ABV) avant ils arrivent en tête de file. Sinon, soyez prêt à réciter vos offres de menu au moins 100 fois. Maintenant, imaginez une ligne de plus de 50 personnes. Vous allez vous lasser de le faire et éventuellement renvoyer les participants qui vous demandent ce que vous devriez les informer par défaut.

5. Y a-t-il une feuille d'appel pour le jour de (c.-à-d. À quelle heure devriez-vous arriver, être installé par, etc.)

6. Combien de membres du personnel suis-je autorisé? Comment obtiennent-ils leurs accréditations le jour même?

7. Est-il acceptable de vendre de la marchandise sur notre stand?

8. Que faites-vous pour promouvoir l'événement? Y a-t-il un identifiant ou un hashtag de médias sociaux pour un événement spécifique à utiliser?

9. Quel est votre plan d’urgence en cas de mauvais temps?

10. À quoi ressemble le démontage, que fait-on avec un produit ouvert / vide, etc.?

Une fois que vous avez une idée claire de ce dans quoi vous allez entrer, vous pouvez mieux commencer à inventorier votre équipement et votre matériel.

Bien que vous puissiez à peu près tout faire avec votre téléphone, sauf littéralement verser de la bière (pour laquelle je suis sûr qu'il existe même une application), nous allons vous suggérer de le garder à l'ancienne pour les événements et d'utiliser une liste de contrôle analogique. Oui, sur papier. Vous aurez aussi besoin d’un stylo. Oui, avec de l'encre.

Quel est votre M.O.?

Si vous n’avez pas de SOP (procédure d’exploitation standard) fonctionnelle pour les événements ou de liste de contrôle pour ce qu’il faut apporter, commencez dès maintenant. Vous n'allez pas être la seule personne à les travailler. Qu'il s'agisse du prochain festival ou de la personne que vous embauchez, vous devez vous entraîner à ne pas être la seule personne qui fait tout et ne possède que les informations dans sa tête. Si vous le mettez dans la «pile des événements», mettez-le sur papier, puis transmettez-le.

Pendant que vous y êtes, pensez également à former votre équipe. Supposons que vous apportiez une boîte jockey à l'événement. À quand remonte la dernière fois qu'il a été utilisé? Savez-vous même où il se trouve? Est-ce que vous ou la personne que vous avez chargée de gérer l'événement savez comment le configurer?

Avant chaque utilisation… Pause. Définissons «avant»: au moins une à deux semaines à l’avance. D'accord, avant chaque utilisation, vous devriez tester votre boîte jockey pour confirmer qu'elle est en état de marche, rien n'est cassé ou manquant et que assez de CO2. Aussi avant chaque utilisation, assurez-vous que votre équipe assignée sait comment nettoyer une boîte jockey. Vous ne voulez pas que l’événement de demain ait le goût de la bière rassise d’hier.

Si vous avez une SOP en place, ces éléments devraient naturellement prendre soin d'eux-mêmes. Cependant, votre SOP et / ou votre liste de contrôle devraient également vous dire de la vérifier de toute façon. Voyez comment ce système de freins et contrepoids devient automatisé, même sur papier? Si quelque chose ne va pas ou nécessite une attention particulière, vous avez cuit en quelques jours pour tenir compte des réparations ou de la commande de matériaux de remplacement.

Maintenant, profitez de ces quelques jours pour confirmer votre composition de départ pour qui vous envoyez travailler à l'événement. Continuation de la lecture Partie 4: Formez votre personnel. Ou, Abonnez-vous à notre newsletter pour qu'il arrive automatiquement dans votre boîte de réception.

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