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Fest Practices, Part 3

Práticas Festivas, Parte 3

EQUIPAMENTO DE ESTOQUE

... continuado de Parte 2: Avalie os fatores internos e externos

Você atribuiu valor ao evento e decidiu que vale a pena seu tempo e recursos. Já que é um "Sim", você também alocou o produto que está trazendo. Então, agora - você não conta a ninguém, espere até o dia seguinte, e então se atrapalhe tentando juntar tudo em pânico? Oh, merda - você se esqueceu de chamar Jane em seu dia de folga para trabalhar no evento. Mas ela não pode - ela está fora da cidade. Então você pega um cara novo, John, que nunca trabalhou em um evento antes. Você está com problemas e o evento ainda nem começou.

Internamente | Faça o inventário do seu equipamento

Antes de avaliar como Muito de equipamentos, materiais e suprimentos vocês precisa trazer, agora é o momento perfeito para perguntar aos organizadores do evento o que eles estão fornecendo e como eles estão lidando com outras perguntas frequentes.

Perguntas a serem feitas ao produtor do evento:

1. O que você (ou seja, o evento) está fornecendo?
  • Uma tenda coberta?
  • Uma mesa, toalha de mesa?
  • Sinalização?
  • Gelo?
  • Acesso direto ao estacionamento?
  • Comida / hospitalidade?
  • Caixa de coleta de token / ingresso?

2. Qual formato de embalagem é preferido, permitido (por exemplo, caixa de jockey vs. latas / garrafas)?

3. Existe um volume mínimo ou máximo de bebidas que você deve trazer?

4. Quando é o prazo para o envio de sua linha de produtos (ou seja, nomes, estilos, ABV, etc.)?

Consideração profissional: como é sua lista de torneiras? Hum… Sim, você precisa de um. Alguns pedaços de papel não revestido com caligrafia desleixada não vão cortá-lo. E eles ficarão encharcados e arruinados em minutos. Faça um banner e pendure-o. Ou, se você for útil, crie um quadro-negro personalizado. De qualquer forma, sua sinalização precisa estar acima do nível dos olhos. Os hóspedes precisam (leia-se: desejam) saber o que você está servindo (incluindo estilo, destaques de sabor e ABV) antes eles chegam à frente da linha. Caso contrário, esteja preparado para recitar suas ofertas de menu pelo menos 100 vezes. Agora, imagine uma fila com mais de 50 pessoas de profundidade. Você vai se cansar de fazer isso e, eventualmente, ficar ressentido com os participantes por perguntarem o que você deveria informá-los por padrão.

5. Existe uma folha de chamada para o dia de (ou seja, a que horas você deve chegar, ser marcado para, etc.)

6. Quantos funcionários posso ter? Como eles conseguem credenciais no dia de?

7. Posso vender mercadorias em nosso estande?

8. O que você está fazendo para promover o evento? Existe um identificador de mídia social para eventos específicos ou hashtag para usar?

9. Qual é o seu plano de contingência para clima inclemente?

10. Como é a demolição, o que fazemos com o produto aberto / vazio, etc.?

Depois de ter uma ideia clara do que acontecerá, é melhor começar a inventariar seus equipamentos e materiais.

Embora você possa fazer praticamente tudo com o seu telefone, exceto literalmente derramar cerveja (para o qual tenho certeza de que há até um app), vamos sugerir que você mantenha a velha escola para eventos e use uma lista de verificação analógica. Sim, no papel. Você também vai precisar de uma caneta. Sim, com tinta.

Qual é o seu M.O.?

Se você não tem um SOP (procedimento operacional padrão) funcionando para eventos ou uma lista de verificação do que trazer, comece agora. Você não vai ser a única pessoa a trabalhar com eles. Seja no próximo festival ou na pessoa que você contratar, você precisa se treinar para não ser a única pessoa que faz tudo e só possui as informações na cabeça. Se você colocar na “pilha de eventos”, coloque no papel e depois passe adiante.

Enquanto você está nisso, pense em treinar sua equipe também. Suponhamos que você esteja trazendo uma caixa de jockey para o evento. Quando foi a última vez que foi usado? Você ao menos sabe onde está? Você ou a pessoa que você colocou no comando para gerenciar o evento sabem como configurar isso?

Antes de cada uso ... Faça uma pausa. Vamos definir, “antes”: pelo menos uma a duas semanas de antecedência. Ok, antes de cada uso, você deve testar sua caixa de jockey para confirmar se ela está funcionando, nada está quebrado ou faltando e se você tem CO2 suficiente. Além disso, antes de cada uso, certifique-se de que sua equipe designada saiba como limpar uma caixa de jockey. Você não quer que o evento de amanhã tenha o mesmo sabor da cerveja estragada de ontem.

Se você tiver um SOP em vigor, esse material deve naturalmente cuidar de si mesmo. No entanto, seu SOP e / ou lista de verificação também deve dizer para você verificar de qualquer maneira. Viu como esse sistema de freios e contrapesos se torna automatizado - mesmo no papel? No caso de algo estar errado ou precisar de atenção extra, você deverá providenciar em alguns dias para dar conta dos reparos ou solicitar materiais de reposição.

Agora, use esses dias para confirmar sua escalação inicial para quem você está enviando para trabalhar no evento. Continuando a ler Parte 4: treine seu pessoal. Ou, Assine a nossa newsletter para que chegue à sua caixa de entrada automaticamente.

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